Jak sprawdzić kontrahenta — biała lista, VIES, KRS i CEIDG

Cztery źródła — co które mówi

Weryfikacja krok po kroku

1. NIP na białej liście — status „czynny” i obecność rachunku, na który zapłacisz (obowiązki przy płatnościach >15 000 zł). Zapisz identyfikator wyszukiwania.
2. Reprezentacja w KRS — czy osoba podpisująca umowę widnieje w organie i czy reprezentacja jest samodzielna, czy łączna.
3. Kontrahent unijny → VIES — nieaktywny VAT-UE = brak podstaw do stawki 0% przy WDT; potwierdzenie zachowaj.
4. JDG → CEIDG — działalność aktywna, nie zawieszona; zgodność adresu i PKD z tym, co deklaruje.

Sygnały ostrzegawcze

• spółka zarejestrowana wczoraj prosi o duży kredyt kupiecki,
• rachunek do zapłaty inny niż na białej liście („prosimy o przelew na konto pełnomocnika”),
• adres siedziby = wirtualne biuro z setkami podmiotów przy transakcji wrażliwej,
• nagła zmiana rachunku w trakcie współpracy — potwierdź kanałem niezależnym od e-maila.

Weryfikacja to proces, nie zdarzenie

Status kontrahenta się zmienia: wykreślenia z VAT, zawieszenia, zmiany zarządu. Przy stałej współpracy sprawdzaj cyklicznie, nie tylko przy pierwszej fakturze.

Numelio robi to w tle: Kontrahent 360 łączy białą listę, VIES i dane rejestrowe w jeden profil z historią sprawdzeń i alertami o zmianach — a wynik weryfikacji widzisz przy fakturze i płatności, nie w osobnej zakładce, do której nikt nie zagląda. Numelio nie jest przy tym „ratingiem kredytowym” — pokazuje fakty ze źródeł urzędowych i ich zmiany.