Faktura pro forma — co to jest i czy trafia do KSeF
Faktura pro forma to dokument informacyjny — najczęściej oferta lub wezwanie do zapłaty — który nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Nie ujmuje się jej w ewidencjach, nie daje prawa do odliczenia podatku i nie przechodzi przez KSeF. Po otrzymaniu zapłaty trzeba wystawić prawdziwą fakturę (zaliczkową albo zwykłą).
- Opublikowano:
- Zaktualizowano merytorycznie:
- Stan prawny na:
Definicja
Pro forma to zwyczajowa nazwa dokumentu, który wygląda jak faktura, ale fakturą nie jest — przepisy o VAT w ogóle nie posługują się tym pojęciem. Dokument musi być wyraźnie oznaczony „pro forma” i pełni funkcję czysto informacyjną: przedstawia warunki przyszłej transakcji albo prosi o wpłatę.
Czego pro forma NIE robi
- nie dokumentuje sprzedaży ani żadnego zdarzenia gospodarczego,
- nie podlega księgowaniu (ani u wystawcy, ani u odbiorcy),
- nie daje nabywcy prawa do odliczenia VAT,
- nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury po transakcji lub zapłacie,
- nie trafia do KSeF — system przyjmuje wyłącznie faktury ustrukturyzowane.
Czy pro forma trafia do KSeF?
Nie. W rozumieniu ustawy o VAT pro forma nie jest fakturą, więc nie wystawia się jej za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur — również po wejściu obowiązkowego KSeF. Do systemu trafi dopiero właściwa faktura wystawiona po transakcji.
Poprawny obieg w praktyce
- Wysyłasz pro formę z warunkami (kwoty, termin płatności).
- Klient płaci — wystawiasz fakturę zaliczkową (jeśli przed świadczeniem) albo zwykłą fakturę.
- Faktura — już jako dokument podatkowy — trafia do ewidencji i do KSeF.
- Pro formę zachowujesz wyłącznie jako ślad handlowy; jej numeracja powinna być odrębna od faktur.
Pro forma w Numelio
W Numelio proformy mają własną serię numeracji (PF/), a wystawienie proformy nie tworzy ani jednego zapisu w księgach, rejestrze VAT czy KSeF — co system wprost komunikuje na dokumencie. Gdy transakcja dochodzi do skutku, jeden przycisk („Wystaw fakturę z proformy”) tworzy prawdziwą fakturę z zachowanym powiązaniem, a dopiero ona wywołuje skutki podatkowe.
Źródła i podstawa prawna
Treść ma charakter informacyjny według stanu prawnego na 08.09.2026 i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej — indywidualna sytuacja może wymagać analizy z doradcą.