Numer KSeF — co to jest, jak wygląda i gdzie go szukać
Numer KSeF to unikalny, 35-znakowy identyfikator, który Krajowy System e-Faktur nadaje fakturze w momencie jej przyjęcia. Nie zastępuje numeru faktury nadanego przez sprzedawcę — istnieją oba równolegle. Data przydzielenia numeru KSeF wyznacza moment wystawienia faktury ustrukturyzowanej.
- Opublikowano:
- Zaktualizowano merytorycznie:
- Stan prawny na:
Definicja
Numer KSeF to identyfikator faktury ustrukturyzowanej przydzielany przez system po pozytywnej walidacji. Składa się z 35 znaków i zawiera m.in. NIP wystawcy, datę oraz część techniczną z sumą kontrolną. Przykładowa struktura (wartości przykładowe):
5265877635-20260401-0123456789AB-CD
Numer KSeF a numer faktury
| Cecha | Numer faktury | Numer KSeF |
|---|---|---|
| Kto nadaje | sprzedawca (jego numeracja) | Krajowy System e-Faktur |
| Kiedy | przy sporządzeniu dokumentu | przy przyjęciu przez system |
| Rola | identyfikacja u sprzedawcy i w księgach | identyfikacja w systemie państwowym |
| Czy oba obowiązują | tak — równolegle | tak — równolegle |
W praktyce: w księgach i płatnościach nadal posługujesz się numerem faktury, a numer KSeF służy do jednoznacznej identyfikacji dokumentu w systemie (np. przy pobieraniu faktury przez nabywcę czy w kodzie QR wizualizacji).
Gdzie powinien być widoczny
- w systemie księgowym — przy fakturze, razem ze statusem wysyłki,
- na wizualizacji (PDF) faktury wystawionej w KSeF — wraz z kodem QR umożliwiającym weryfikację,
- w UPO, które potwierdza przyjęcie dokumentu.
W Numelio numer KSeF pojawia się na karcie faktury i na PDF automatycznie po przyjęciu — a dopóki go nie ma, dokument uczciwie pokazuje status „wysyłana” albo „nie wysłano do KSeF”.
Źródła i podstawa prawna
Treść ma charakter informacyjny według stanu prawnego na 08.09.2026 i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej — indywidualna sytuacja może wymagać analizy z doradcą.