Faktura PDF a KSeF — czy można wysłać PDF klientowi?
Tak — PDF można nadal wysyłać klientowi, ale w obowiązkowym KSeF pełni on rolę wizualizacji faktury, a nie samej faktury. Fakturą jest XML przyjęty przez system i oznaczony numerem KSeF; wizualizację przekazuje się dodatkowo (np. e-mailem) albo obowiązkowo tam, gdzie nabywca nie korzysta z KSeF. Przy fakturach udostępnianych poza systemem wizualizacja musi zawierać kody QR.
- Opublikowano:
- Zaktualizowano merytorycznie:
- Stan prawny na:
Czy PDF przestaje istnieć?
Nie. Zmienia się jego status prawny: w obowiązkowym KSeF fakturą jest plik XML (FA(3)) przyjęty przez system, a PDF to wizualizacja — czytelna forma tej samej treści. Nic nie stoi na przeszkodzie, by obok faktury w KSeF wysłać kontrahentowi PDF mailem, tak jak dotąd; wielu nabywców będzie tego oczekiwać choćby dla wygody działu płatności.
Kiedy wizualizacja jest wręcz konieczna
- nabywca nie korzysta z KSeF — np. konsument (B2C) albo podmiot zagraniczny bez polskiego NIP: fakturę trzeba mu udostępnić w uzgodniony sposób, w praktyce jako PDF lub wydruk,
- tryby offline — gdy faktura powstaje poza systemem (offline24, niedostępność, awaria) i jest przekazywana nabywcy przed dosłaniem do KSeF.
Kody QR na wizualizacji
Wizualizacja faktury udostępnianej poza KSeF powinna zawierać kod QR pozwalający zweryfikować dokument w systemie. W trybie offline24 kody są dwa:
| Kod | Oznaczenie | Do czego służy |
|---|---|---|
| I | OFFLINE | dostęp do faktury w KSeF i weryfikacja jej danych |
| II | CERTYFIKAT | potwierdzenie tożsamości wystawcy certyfikatem KSeF |
Dobre praktyki dla firmy
- Traktuj PDF jako produkt uboczny tej samej treści co XML — kwoty na wizualizacji muszą być identyczne z fakturą ustrukturyzowaną.
- Pokazuj na PDF status KSeF: numer po przyjęciu, wyraźną informację „nie wysłano do KSeF” dla szkiców i dokumentów sprzed wysyłki.
- Nie wstrzymuj wysyłki PDF do klienta do czasu UPO, jeżeli działasz w trybie online i faktura ma już numer KSeF — to dwa niezależne kroki.
Tak właśnie działa Numelio: jeden dokument, jedna prawda o kwotach — XML do KSeF i PDF dla człowieka renderowane z tych samych danych, a status (szkic / wystawiona / przyjęta z numerem KSeF / odrzucona) zawsze widoczny na wydruku.
Źródła i podstawa prawna
Treść ma charakter informacyjny według stanu prawnego na 08.09.2026 i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej — indywidualna sytuacja może wymagać analizy z doradcą.