Tryby offline w KSeF — offline24, niedostępność systemu i awaria
KSeF przewiduje trzy tryby szczególne. W trybie offline24 (problem po Twojej stronie, np. brak internetu) fakturę wystawiasz poza systemem i dosyłasz najpóźniej następnego dnia roboczego. Przy ogłoszonej niedostępności KSeF dosyłasz ją po zakończeniu niedostępności, a w razie awarii całkowitej faktury wystawia się poza systemem bez obowiązku dosyłania.
- Opublikowano:
- Zaktualizowano merytorycznie:
- Stan prawny na:
Trzy tryby — jedno porównanie
| Tryb | Kiedy | Dosłanie do KSeF | Wizualizacja dla nabywcy |
|---|---|---|---|
| offline24 | problem po stronie podatnika (np. internet) | najpóźniej następnego dnia roboczego | dozwolona przed dosłaniem, z 2 kodami QR (OFFLINE + CERTYFIKAT) |
| niedostępność KSeF | ogłoszona w BIP MF (np. prace serwisowe) | nie później niż następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności | z kodem QR |
| awaria całkowita | ogłoszona awaria systemu | brak obowiązku dosyłania | dowolny sposób przekazania |
Tryb offline24 w praktyce
- Wystawiasz fakturę w swoim systemie (XML zgodny z FA(3)) mimo braku połączenia.
- Jeżeli przekazujesz nabywcy wizualizację przed wysyłką — musi mieć dwa kody QR: OFFLINE (dostęp i weryfikacja danych w KSeF) oraz CERTYFIKAT (potwierdzenie tożsamości wystawcy certyfikatem KSeF).
- Najpóźniej następnego dnia roboczego dosyłasz fakturę do systemu; wtedy dostaje numer KSeF.
Niedostępność ogłoszona przez MF
Gdy Ministerstwo Finansów ogłasza niedostępność (komunikat w BIP), każdy może wystawiać w trybie offline. Termin dosłania liczony jest od zakończenia niedostępności — nie od wystawienia faktury.
Awaria całkowita
W razie ogłoszonej awarii całkowitej faktury wystawia się poza KSeF — bez schemy ustrukturyzowanej i bez obowiązku późniejszego dosyłania. To wentyl bezpieczeństwa dla ciągłości obrotu; po przywróceniu systemu wracasz do trybu online dla nowych dokumentów.
Jak przygotować proces w firmie
- zdefiniuj, kto decyduje o przejściu w tryb offline i jak to odnotowujecie,
- upewnij się, że system potrafi oznaczyć wizualizację właściwymi kodami QR,
- monitoruj komunikaty MF o niedostępności/awarii,
- po powrocie online sprawdź, czy wszystkie „offline’owe” faktury dostały numer KSeF.
Numelio rozróżnia te stany na poziomie dokumentu: faktura wystawiona w trybie offline ma jasny status, przypomnienie o dosłaniu i — po przyjęciu — normalny numer KSeF oraz UPO, bez ręcznego żonglowania plikami.
Źródła i podstawa prawna
Treść ma charakter informacyjny według stanu prawnego na 08.09.2026 i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej — indywidualna sytuacja może wymagać analizy z doradcą.