Koszty firmowe w JDG — co można odliczyć i jak dokumentować
Kosztem uzyskania przychodu jest wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, o ile nie znajduje się w katalogu wyłączeń z art. 23 ustawy o PIT. W praktyce liczą się trzy rzeczy — związek z działalnością, prawidłowy dokument (zwykle faktura) i brak wyłączenia ustawowego. Na ryczałcie koszty nie obniżają podatku w ogóle.
- Opublikowano:
- Zaktualizowano merytorycznie:
- Stan prawny na:
Trzy warunki kosztu
- Cel — wydatek służy osiągnięciu przychodu albo zachowaniu/zabezpieczeniu jego źródła (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Związek może być pośredni (księgowość, hosting), ale musi być realny i możliwy do wyjaśnienia.
- Dokument — co do zasady faktura na dane firmy; niektóre wydatki dopuszczają inne dowody (np. bilety, opłaty urzędowe).
- Brak wyłączenia — art. 23 zawiera zamknięty katalog wydatków, które kosztem nie są nigdy albo są nim z ograniczeniami.
Typowe koszty bez kontrowersji
- czynsz i media biura, telefon, internet,
- sprzęt i oprogramowanie (drobny — jednorazowo; droższy — przez amortyzację),
- usługi księgowe i prawne, hosting, licencje,
- towary handlowe i materiały,
- szkolenia związane z profilem działalności,
- część wydatków na samochód — według limitów.
Częste pola sporów
| Wydatek | Status |
|---|---|
| Odzież „służbowa” bez logo | co do zasady wydatek osobisty — nie koszt |
| Okulary korekcyjne przedsiębiorcy | wydatek osobisty — nie koszt |
| Obiad z kontrahentem | reprezentacja jest wyłączona (art. 23 ust. 1 pkt 23); granica z „usługą gastronomiczną w toku spotkania roboczego” bywa przedmiotem interpretacji |
| Kary umowne i grzywny | wyłączone z kosztów |
| Wydatki opłacone gotówką ponad limit płatności gotówkowych | wyłączone w części naruszającej obowiązek przelewu |
Moment ujęcia
W PKPiR koszty ujmuje się co do zasady w dacie wystawienia dowodu (metoda uproszczona) albo z podziałem na koszty bezpośrednie/pośrednie (metoda memoriałowa) — wybraną metodę stosuje się konsekwentnie przez rok.
W Numelio każdy dokument kosztowy przechodzi przez bufor „do przeglądu”: system proponuje dekret i kolumnę PKPiR, ale wydatki nietypowe (np. z sygnałem środka trwałego) wymagają Twojej świadomej decyzji — nic nie księguje się „po cichu”.
Źródła i podstawa prawna
Treść ma charakter informacyjny według stanu prawnego na 08.09.2026 i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej — indywidualna sytuacja może wymagać analizy z doradcą.